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發(fā)布于：2016-04-03 20:56
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辦公文員的崗位職責(zé)
辦公室文員崗位職責(zé)
1、負(fù)責(zé)文件資料的打印、登記、發(fā)放、復(fù)印、裝訂。
2、管理飲水。
3、保管登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公用品。
4、負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話和記錄工作。
5、負(fù)責(zé)傳真收發(fā)與登記。
6、負(fù)責(zé)接待來(lái)賓。
7、負(fù)責(zé)考勤和加班申報(bào)單的報(bào)表與匯總。
8、收發(fā)報(bào)刊函件及整理保管報(bào)紙。
9、 完成其他臨時(shí)工作。 辦公室文員工作職責(zé) 主要負(fù)責(zé)會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)，具體是：
1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。
2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。
4. 做好會(huì)議紀(jì)要。
5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。
6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。
7. 負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。
10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。
11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。
13 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。
14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。
15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。
16. 接受其他臨時(shí)工作。
篇四：
文件管理
1．成文 （1）內(nèi)部通啟（MEMO）成文：（2）根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿；（3）請(qǐng)經(jīng)理核查簽字； （4）部門 管理制度成文：（5）根據(jù)經(jīng)理要求撰寫初稿； （6）審核通過(guò)后，在《發(fā)文本》上填寫的內(nèi)容包 括：文件標(biāo)題、發(fā)文時(shí)間、擬稿部門、請(qǐng)求審批時(shí)間、主送及抄報(bào)、抄送部門、有附件的，應(yīng)列 明名稱； （7）審核通過(guò)后，送企業(yè)管理部審批； （8）呈報(bào)總經(jīng)理審批。
2．發(fā)文 （1）將文件原件復(fù)印存檔；（2）在《發(fā)文登記簿》上登記下發(fā)文件的名稱、 發(fā)文時(shí)間、接收部 門名稱； （3）到相關(guān)部門下發(fā)文件；（4）請(qǐng)相關(guān)部門的文員以上管理人員在《發(fā)文登記簿》中 “外收發(fā)簽字”一欄簽收。
3. 收文 （1）收到各部門發(fā)出的酒店內(nèi)部文件后，簽收并上報(bào)經(jīng)理； （2）將 VIP 信息填寫在辦公室 VIP 信息欄上； （3）將報(bào)紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼；（4）監(jiān)督部門人員在閱讀文件 后，在文件上簽字。
4.分類存放 （1）對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如《貴賓團(tuán)體接待服務(wù)計(jì)劃單》、MEMO 等設(shè)專用表格夾存放； （2） 對(duì)于本部門下發(fā)的文件原件設(shè)專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應(yīng)的制度夾中；（3）對(duì)于酒 店下發(fā)的規(guī)章制度根據(jù)發(fā)放的部門 進(jìn)行分類存放； （4）在文件的每頁(yè)右上角用鉛筆標(biāo)明該文件 在 目錄中的序號(hào)、總頁(yè)數(shù)及當(dāng)前頁(yè)數(shù)，如 “1-3-1”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共 有三頁(yè)，這是第一頁(yè)； （5）在存放新下發(fā)的制度時(shí)，對(duì)于制度中已明確標(biāo)明作廢的舊制度要作 出作廢標(biāo)志，同新下發(fā)的制度一并進(jìn)行存放，對(duì)于一些補(bǔ)充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件 一并存放，同時(shí)在目錄上作出標(biāo)注；
5.裝訂整理 （1）每月月底將當(dāng)月的《貴賓團(tuán)隊(duì)接待通單》、 MEMO 等整理匯總，裝訂成冊(cè)，在封皮上寫明年、 月、日以及保存期限； （2）每月月底要對(duì)存放的制度進(jìn)行整理，對(duì)于內(nèi)容有相互聯(lián)系的要進(jìn)行 合并存放。
6.借用 （1）部門員工借用文件時(shí)要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人 及需借用的時(shí)間； （2）對(duì)于外部門借用文件的，要經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù)； （3）外 部門辦理借用文件手續(xù)時(shí)，要持對(duì)方負(fù)責(zé)人簽字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所 需借用的時(shí)間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時(shí)間及借用人； （4）文件歸還后，要查 看有無(wú)遺失、破損現(xiàn)象， 并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時(shí)間。
7.銷毀 （1）對(duì)于到保存期限的《貴賓團(tuán)體接待服務(wù)計(jì)劃單》、MEMO 等文件，請(qǐng)示是否銷毀； （2）同意 后，以 MEMO 的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報(bào)審批簽字； （3）將審批簽字后的 MEMO 上報(bào)質(zhì)檢部進(jìn)行審批；（4）接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀；（5）銷毀時(shí)根據(jù)表格數(shù)量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機(jī)粉碎等方式； 工作項(xiàng)目名稱：
表格管理
⒈申領(lǐng) （1）對(duì)于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計(jì)劃申報(bào)單》 中申領(lǐng)；（2）對(duì)于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷 申請(qǐng)單》，經(jīng)審批簽字后，上報(bào)質(zhì)檢部審批； （3）對(duì)于月用量較少，但長(zhǎng)期使用的表格，亦應(yīng) 根據(jù)實(shí)際使用情況，定期申請(qǐng)印刷使用； （4）接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領(lǐng) 回，并在《印刷申請(qǐng)單》中部門確認(rèn)一欄簽字確認(rèn)；（5）對(duì)于酒店統(tǒng)一使用但沒(méi)有外出印刷的表 格，按照酒店規(guī)定的表格領(lǐng)取時(shí)間到質(zhì)檢部領(lǐng)取。
⒉登記 （1）對(duì)于領(lǐng)取的表格要進(jìn)行登記，設(shè)立表格臺(tái) 帳；（2）部門員工在領(lǐng)用表格時(shí)，要在《領(lǐng)用登 記表》上登記，注明日期、名稱、數(shù)量及領(lǐng)用人；（3）月末將當(dāng)月表格領(lǐng)用情況匯總，并在表格 臺(tái)帳支出欄內(nèi)登記當(dāng)月發(fā)放的總數(shù)量。
⒊整理 （1）對(duì)于使用過(guò)的不需當(dāng)天上交給相關(guān)部門的 表格，要每十天進(jìn)行一次整理；（2）月末將當(dāng)月 的表格進(jìn)行匯總、裝訂，在封皮上標(biāo)明名稱、月份；（3）對(duì)于需要進(jìn)行總結(jié)分析的，要統(tǒng)計(jì)出有 關(guān)數(shù)據(jù)。 ⒈對(duì)表格要進(jìn)行 分類整理。
⒋存放 （1）在表格存放櫥內(nèi)標(biāo)明存放期限，如一個(gè)月、 三個(gè)月、半年等； （2）將整理好的表格按照 保存期限分開存放。
⒌借用 （1）對(duì)于各部門需要借用使用過(guò)的表格時(shí)，需經(jīng)經(jīng)理同意后方可辦理借用手續(xù)； （2）外部門辦 理借用表格手續(xù)時(shí)，要持對(duì)方負(fù)責(zé)人簽字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期 及所需借用的時(shí)間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人； （3）表格歸還 后，要查看有無(wú)遺失現(xiàn)象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時(shí)間。
⒍銷毀 （1）對(duì)于到達(dá)保存期限的表格，需請(qǐng)示是否銷 毀； （2）征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需 銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時(shí)間由審批簽字；（3）將經(jīng)理審批簽字的 MEMO 上報(bào)質(zhì) 量管理部進(jìn)行審批；（4）接到質(zhì)檢部同意銷毀的書面批復(fù)后，方可銷毀；（5）銷毀時(shí)根據(jù)表格 量的大小可采取到鍋爐房 燒毀或用碎紙機(jī)粉碎等方式；
物資管理
⒈盤點(diǎn)（1）每月 20 日對(duì)部門辦公用品、固定資產(chǎn)、低 值易耗品及機(jī)油等物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并分別與 其 臺(tái)帳的帳面結(jié)存數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，保證帳物 相符； （2）如盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)物資短缺現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)查明原 因，并上報(bào)部門。
⒉編制月計(jì)劃 （1）每月 24 日前根據(jù)盤點(diǎn)情況及部門下月的工 作計(jì)劃，作出下月物資申領(lǐng)計(jì)劃；（2）填寫一 式四份的《物品月計(jì)劃申報(bào)單》，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結(jié)存、 本月申報(bào)、物 品單價(jià)、每種物品的申報(bào)金額， 并計(jì)算累計(jì)金額，對(duì)于特殊申領(lǐng)的物品，要在用途一欄單獨(dú)注明 申領(lǐng)原因，在經(jīng)手人一欄簽字。
⒊審核上報(bào) （1）將填寫好的《物品月計(jì)劃申報(bào)單》上報(bào)經(jīng)理 審批簽字；（2）將經(jīng)理審批通過(guò)的《物品月計(jì) 劃申報(bào)單》在每月 25 日前上報(bào)倉(cāng)管部。
⒋領(lǐng)取 （1）持酒店審批通過(guò)的《物品月計(jì)劃申報(bào)單》在 規(guī)定領(lǐng)取物資的時(shí)間內(nèi)到倉(cāng)管部記帳員處 開具 《物品申領(lǐng)單》，并由經(jīng)理簽字確認(rèn)； （2）持《物品申領(lǐng)單》到倉(cāng)管部相關(guān)庫(kù)房辦理物品領(lǐng)用 手續(xù)，領(lǐng)取物品。
⒌登記 物品領(lǐng)回后，按照實(shí)際領(lǐng)取的物資名稱及數(shù) 量分別在相關(guān)的臺(tái)帳上進(jìn)行登記。
⒍發(fā)放 （1）物品發(fā)放時(shí)，應(yīng)在臺(tái)帳支出欄內(nèi)做好登記； 由領(lǐng)用人在《領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。（2） 領(lǐng)用登記表
⒎借用 （1）其它部門因工作需要借用物品時(shí)，應(yīng)征得理 同意；（2）借用時(shí)應(yīng)持借用物品部門負(fù)責(zé)人簽 MEMO， 注明借用的物品名稱、 借用的原 因、 需借用的時(shí)間， 《借用登記表》 進(jìn)行登記；（3） 并在 上 歸還時(shí)，要檢查物品是否完好，如有損壞應(yīng) 由借用部門予以賠償；（4）檢查合格后予以接收， 并由借用人在《借用 登記表》上進(jìn)行簽字并記錄歸還時(shí)間。
勞保用品管理
⒈制定計(jì)劃 （1）每月 5 日按照《勞保用品規(guī)定》將需要領(lǐng)用 的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計(jì)劃 申 報(bào)單》中。（2）遇節(jié)假日提前 制定計(jì)劃；
⒉審核上報(bào) （1）將列好的《物品月計(jì)劃申報(bào)單》上報(bào)審批簽字；（2）審批通過(guò)后，持勞保用品申領(lǐng)計(jì)劃到 人事部 勞保福利員處開具;
⒊領(lǐng)取 到倉(cāng)管部辦理領(lǐng)取手續(xù)。
⒋登記 勞保用品領(lǐng)回后，在臺(tái)帳上登記。
⒌發(fā)放 （1）發(fā)放時(shí)，在臺(tái)帳上做好登記；（2）由領(lǐng)用人在《領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)。
出勤統(tǒng)計(jì)
⒈整理表格 （1）每天上班后整理前一日的《出勤登記表》， 核對(duì)應(yīng)出勤人數(shù)和實(shí)際出勤人數(shù)，查看有無(wú)遲 到、早退、請(qǐng)假情況，并在《出勤登記表》上注明；（2）對(duì)出勤登記與實(shí)際情況不符的問(wèn)題，上 報(bào)部門經(jīng)理； （3）根據(jù)部門出勤情況填寫《工作出勤日?qǐng)?bào)表》；（4）以上表格填寫完畢，在填 表人一欄簽字； （5）按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》，并在檢查人一欄 簽字確認(rèn)。
⒉填寫 《出勤表》 （1）按照實(shí)際出勤情況填寫《出勤簿》；（2）如有請(qǐng)假單，要粘貼在《出勤簿》的背面。
⒊上報(bào)審批 （1）將填寫好的《工作出勤日?qǐng)?bào)表》連同《出勤 登記表》和《員工離崗去向跟蹤調(diào)查表》上 報(bào) 經(jīng)理審批簽字；（2）將檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題列出明細(xì)，匯報(bào)給經(jīng)理； （3）審批簽字后，于每天中 午 12:00 前將上述表 格與《出勤簿》一起上報(bào)人事部;
⒋取《出勤簿》 每天 16:00 后到人事部將《出勤簿》取。
⒌匯總統(tǒng)計(jì) （1）每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每 名員工的出勤情況，并將統(tǒng)計(jì)情況填寫到 《月 份出勤情況報(bào)表》上，對(duì)于缺勤情況寫 明缺勤天數(shù)及原因；（2）對(duì)于當(dāng)月新到崗員工，應(yīng)注明 到崗時(shí)間；（3）將填寫好的《月份出勤情況報(bào)表》上報(bào)部門經(jīng)理審批簽字； （4）每月 2 日前報(bào) 送人事部;
獎(jiǎng)金核算
⒈抄寫?yīng)劷饟苋霐?shù) （1）接到人事部勞動(dòng)工資核算員抄寫部門獎(jiǎng)金 撥入數(shù)的通知后，應(yīng)于當(dāng)日到人事部抄寫；（2） 抄寫時(shí)，注意核查所撥入的獎(jiǎng)金數(shù)額是否正確，如有異議向人事部勞動(dòng)工資核算員咨詢。
⒉分解酒店扣罰 （1）到質(zhì)檢部領(lǐng)取上月酒店對(duì)部門的《扣罰匯總 表》； （2）按照《扣罰匯總表》上所列的扣 罰情況核對(duì) 《罰款單》，對(duì)《罰款單》不全的，要立即 到相關(guān)部門進(jìn)行領(lǐng)取；（3）按酒店扣罰 及連帶比例，對(duì)《罰款單》進(jìn)行 分解，責(zé)任到人；（4）按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細(xì)表》。
⒊申請(qǐng)減免 （1）對(duì)需要申請(qǐng)酒店給予減免的扣罰，應(yīng)以 MEMO 形式列出處罰項(xiàng)目及罰款單號(hào)，注 明申請(qǐng)減免 的原因；（2）將寫好的減免申請(qǐng)上報(bào)經(jīng)理審批簽字；（3）于酒店下發(fā)獎(jiǎng)金撥入數(shù)之日起三日內(nèi)， 將經(jīng) 理簽字確認(rèn)后的減免申請(qǐng)上報(bào)質(zhì)檢部進(jìn)行審批。
⒋統(tǒng)計(jì)內(nèi)部扣罰 （1）參照《員工日考評(píng)表》統(tǒng)計(jì)部門員工個(gè)人的部門內(nèi)部扣罰總數(shù)； （2）匯總部門內(nèi)部扣罰總 數(shù)。
⒌計(jì)算獎(jiǎng)金 （1）對(duì)部門的獎(jiǎng)金撥入數(shù)進(jìn)行二次 （2）請(qǐng)示經(jīng)理如何進(jìn)行內(nèi)部加發(fā)；（3）員工當(dāng)月獎(jiǎng)金實(shí)發(fā) 金額=員工當(dāng)月獎(jiǎng)金應(yīng) 發(fā)金額+加發(fā)金額-酒店扣罰金額-部門扣 罰金額。
⒍填表 （1）將每位員工的獎(jiǎng)金應(yīng)發(fā)金額、加發(fā)金額、酒 店扣罰金額、部門扣罰金額、實(shí)發(fā)金額分別 填 寫到《月份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》上；（2）在《月份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份 獎(jiǎng) 金發(fā)放 明細(xì)表
⒎審批上報(bào) （1）將做好的《月份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》連同《扣 罰明細(xì)表》一起上報(bào)經(jīng)理審批簽字；（2）在人 事部下達(dá)的規(guī)定上交的時(shí)間內(nèi)將經(jīng)理 審批簽字的《月份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》上報(bào)給 人事部勞動(dòng)工 資核算員。
⒏發(fā)放 （1）當(dāng)接到財(cái)務(wù)部現(xiàn)金出納員通知領(lǐng)取獎(jiǎng)金的 通知后，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)取手續(xù) （2）按照《月 份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》上所列的實(shí)發(fā) 金額進(jìn)行發(fā)放，并由領(lǐng)取人簽字。
⒐交表 將員工領(lǐng)用簽字的《月份獎(jiǎng)金發(fā)放明細(xì)表》 交財(cái)務(wù)部現(xiàn)金出納員;
用心做事事例匯總
⒈篩選 每天對(duì)員工上報(bào)的用心做事事例經(jīng)篩選后， 填寫在《以情服務(wù)、用心做事典型事例匯總表》 上。
⒉上報(bào) （1）將填寫好的《以情服務(wù)、用心做事典型事例 匯總表》上報(bào)經(jīng)理進(jìn)行審閱；（2）于每天下班 前將經(jīng)理審閱簽字后的《以情服 務(wù)、用心做事典型事例匯總表》上報(bào)企業(yè)文化部。
⒊登記 將當(dāng)天上報(bào)的員工用心做事的事例登記在 《用心做事事例匯總表》上，要注明姓名、 事例 發(fā)生日期及內(nèi)容。
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